Conditions Exposants

Termes et conditions d'accès pour les exposants de Pure Meetings & Events.

Article 1 - Objet et nature des manifestations

Le salon Pure Meetings & Events (le salon) regroupe des stands consacrés à la promotion du tourisme d’affaires et de l’événement, dont l’entrée est réservée aux professionnels munis d’un titre d’accès. Conformément à l’objet du salon, seuls sont admis à l’exposition les entreprises, organismes ou administrations ayant une compétence dans le secteur de l’événement, du tourisme d’affaires et de l’incentive.

Article 2 - Organisateur

Le salon est organisé par Pure Meetings & Events, filiale de Globe Network (l’organisateur). L’organisateur organise le salon dans le cadre d’une obligation générale de moyens. Il exclut tout dommage indirect et plus particulièrement les pertes d’exploitation ou les pertes financières. Le montant total des indemnités que l’organisateur pourra être amené à verser à l’exposant ne pourra excéder un montant supérieur au montant de la réservation.

Article 3 - Acceptation du règlement

Les présentes conditions générales et le présent règlement s’appliquent dans leur intégralité à toutes les demandes de réservations adressées par les exposants pour le salon. Toute demande de réservation implique l’acceptation sans réserve des présentes. Les présentes conditions générales et le présent règlement prévalent sur toutes conditions générales ou tout autres documents émanant des exposants, quels qu’en soient les termes. Toutes autres conditions émanant d’un exposant, sous réserve qu’elles ne soient pas en contradiction avec les présentes ne seront valables que si elles ont été expressément acceptées par l’organisateur.

En cas d’infraction au présent règlement, l’organisateur pourra, sans mise en demeure préalable et sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts : procéder à l’exclusion de l’exposant et/ou à la fermeture immédiate de son stand ; demander et/ou faire déposer les éléments en contravention aux frais, risques et périls de l’exposant. En tout état de cause, l’organisateur peut interdire l’entrée de l’exposition à toute personne s’étant notamment livrée à des actes répréhensibles à l’encontre d’un des exposants, et/ou à l’encontre de l’organisateur et de son personnel et/ou partenaires.

Article 4 - Modification du règlement

L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement applicables. Les circulaires envoyées aux participants ultérieurement font partie intégrante du présent règlement.

Article 5 - Calendrier de la manifestation

L’organisateur fixe les dates et lieux du salon au mieux des impératifs de bon déroulement et de réussite. Les dates et lieux indiqués sur le bon de réservation sont indicatifs. Les dates et horaires de montage et de démontage seront stipulés dans un email envoyé à chaque exposant inscrit et ayant déjà payé l’intégralité de son stand.

Article 6 - Admissions

Peuvent participer au salon (sous réserve de l’acceptation de leur demande d’admission) toutes entreprises, organismes ou administrations ayant une compétence dans le secteur de l’événement, du tourisme d’affaires et de l’incentive. Les demandes d’admission émanant de candidats en situation financière difficile et/ou en situation de débiteur et/ou en contentieux avec l’organisateur ou son groupe pourront ne pas être prises en compte. L’organisateur n’est pas tenu de justifier les décisions qu’il prend quant aux demandes de participation. Le nombre d’accès par entité se limite au nombre prévu dans le pack commandé ainsi que les commandes éventuelles d’accès supplémentaires. Toute demande d’accès supplémentaire fera l’objet d’une facture complémentaire et soumis à validation de l’organisateur. En aucun cas un exposant ou prestataire ne peut accéder à l’événement sans avoir été accrédité, ni à travers une inscription en tant que visiteur.

Article 7 - Assurances

Les organisateurs sont responsables civilement en leur qualité d’organisateur du salon. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux participants. Les propriétaires des locaux exploités lors du salon répondent de leur responsabilité civile en leur qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant au salon, ainsi que pour l’exploitation des activités et entreprises qu’il gère directement. Il en est de même pour toutes entreprises extérieures. Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Le participant doit être couvert par une police d’assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors de l’événement. Il appartient à chaque participant d’assurer la protection de ses biens et effets personnels. L’organisateur n’accepte aucune responsabilité dans ce domaine.

Article 8 - Règle commerciale

Le participant s’interdit formellement de se livrer, à l’extérieur de Pure Meetings & Events, à des activités similaires à celles exercées dans l’enceinte de Pure Meetings & Events, pendant toute la durée de celle-ci. Le participant s’interdit notamment d’enmener des visiteurs à l’extérieur de la manifestation sans l’accord écrit de l’organisation.

Article 9 - Annulation

Toute commande est ferme et définitive. En cas de désistement à quelque date que ce soit et pour quelque cause que ce soit, le signataire de la demande demeure redevable de l’intégralité du montant de sa participation. A défaut de règlement à l’échéance convenue, la présente demande d’inscription sera résiliée de plein droit et son signataire n’en demeurera pas moins débiteur envers la société Pure Meetings & Events du règlement. La pénalité est due même si l’organisateur a pu réattribuer le stand initialement réservé.

Article 10 - Cession

L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services énumérés dans sa demande d’admission et acceptés par l’organisateur et/ou les matériels, produits ou services présentés par son/ses co-exposants déclarés et acceptés par l’organisateur. Il ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des sociétés non exposantes. Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, un participant ne peut céder ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de sa participation au salon.

Article 11 - Attribution des emplacements

L’organisateur établit le plan de la manifestation et répartit librement les emplacements en fonction de la date de retour des dossiers, des contraintes techniques et artistiques. L’organisateur s’efforcera de tenir compte des souhaits exprimés par les exposants. En tout état de cause l’organisateur ne peut garantir pour des raisons évidentes d’organisation, la satisfaction des souhaits ainsi exprimés. Aucune réclamation relative à l’emplacement attribué à l’exposant ne sera prise en considération. En aucun cas l’organisateur ne répondra vis-à-vis de l’exposant des conséquences qui pourraient découler de l’emplacement qui lui a été attribué. La participation à des manifestations antérieures ne crée aucun droit à un emplacement déterminé, ni même au renouvellement automatique de la participation au salon. Les plans ne seront fournis que sur demande expresse dans un délai d’une semaine avant le salon.

Article 12 - Stands

Les exposants devront avoir terminé l’installation du stand la veille de l’ouverture du salon, pour le contrôle de la Commission de Sécurité. L’enceinte du salon sera interdite aux véhicules le jour de l’ouverture du salon et pendant la durée de l’exposition. Afin de prévenir toutes pertes, il est impératif qu’une personne représentant la marque soit sur les lieux au moment de la réception des colis. L’organisateur ne réceptionne aucun colis. L’organisateur n’est pas responsable en cas de perte ou de vol. Il est important d’envoyer votre éventuelle commande de mobilier avant la date limite. Dans le cas contraire, nous ne pouvons vous garantir la disponibilité du mobilier. Nous vous remercions de préserver l’état général du mobilier.

Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente.

Les visiteurs doivent pouvoir circuler librement dans l’exposition sans être détournés par des exposants.

Il est interdit, sous peine d’exclusion immédiate du salon, sans remboursement ni indemnité, et sous peine d’exigibilité immédiate de toutes sommes dues :

• de faire, pour attirer le client, toute démonstration gênante, réclame à haute voix, racolage ou autre, de quelque façon que ce soit, ou toute autre publicité de nature à gêner les occupants des stands voisins et leurs visiteurs ;
• de distribuer des échantillons et/ou prospectus relatif à des articles non exposés sauf autorisation écrite de l’organisateur ;
• de distribuer des échantillons et/ou des prospectus à l’extérieur du stand ;
• de placer des objets en saillie sur les faces extérieures du stand ;
• de placarder des affiches et prospectus hors du stand ;
• d’utiliser une sonorisation, sans autorisation écrite de l’organisateur ;
• d’héberger sur le stand toute société ou personne non inscrite au salon ou non déclarée.

L’exposant ne pourra quitter ou procéder au débarrassage ou démontage de son stand avant la fermeture officielle du salon. Il ne pourra effectuer de sortie de matériel sans justification et autorisation écrite de l’organisateur. Les emplacements doivent être libérés au plus tard 2 heures après la fermeture de la manifestation. Les lieux doivent être remis en l’état initial. En cas de non respect desdites obligations par l’exposant, l’organisateur sera libre de lui appliquer une pénalité dès la constatation du non respect aux obligations ci-dessus décrites.

Toutes détériorations causées par les installations des exposants ou les marchandises exposées, aux bâtiments, installations fournies par l’organisateur, aux arbres, aux plantes, ou tout autres éléments, au sol, sont évaluées par les représentants de l’organisateur et mises à la charge des exposants. Les exposants ne doivent pas modifier les éléments mis en place par l’organisateur tels que mobiliers, enseigne, éclairage, tapis, ni obstruer les allées, empiéter sur elles, ou gêner leurs voisins.

Article 13 - Règlement de sécurité

Le participant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l’organisateur. Ils doivent en particulier s’assurer que tous les accessoires ajoutés par eux pour l’aménagement ou la décoration de leur stand sont ignifugés ou ininflammables. Il est interdit de fumer dans l’enceinte du salon. L’organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures. La surveillance est assurée sous le contrôle de l’organisateur, ses décisions concernant l’application des règles de sécurité sont d’exécution immédiate.

Article 14 - Fraudes - Concurrence déloyale

Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la réglementation en vigueur, à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur et à ne commettre aucun acte de concurrence déloyale. L’organisateur ne pourra en aucune manière être tenu responsable du non respect de cette obligation. L’Exposant s’engage en tout état de cause, à garantir en totalité, l’organisateur de toutes éventuelles condamnations, transactions à ce titre. Si nécessaire, L’organisateur pourra faire retirer le ou les produits/matériels litigieux sans délai.

Article 15 - Paiement

35% d’acompte sont exigés à la commande et le solde au plus tard 4 mois avant l’événement. Pour toute commande passée après cette date, le réglement intégral doit intervenir au moment de la signature du bon de commande.

Faute d’avoir réglé l’intégralité des sommes dues, l’organisateur se réserve:

• le droit d’interdire à l’exposant l’accès au stand.
• la possibilité de relouer l’emplacement à un autre exposant.
• le droit d´exiger le paiement intégral de la facture et le paiement des frais administratifs à titre de dommages et intérêts, même en cas de relocation de l’emplacement à un autre exposant.

Article 16 - Catalogue

L’organisateur a seul le droit d’éditer, ou de faire éditer, et de diffuser le catalogue du salon. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue seront fournis par les exposants dans les délais imposés. L’organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire.

Article 17 - Prises de vue

L’exposant autorise expressément l’organisateur :

• à réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand.
• à utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires, en France comme à l’étranger et sans limitation de durée.
• à citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tous supports, tant en France qu’à l’étranger et ce sans limitation de durée.

Article 18 - Douanes et autres autorisations officielles

Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et les produits en provenance ou à destination de l’étranger. L’organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. Les exposants qui font usage de la musique à l’intérieur de la manifestation, même pour de simples démonstrations, doivent déclarer et traiter directement avec les institutions compétentes en la matière, et obtenir les autorisations si nécessaires.

Article 19 - Propriété industrielle

L’exposant fera son affaire d’assurer la protection industrielle des matériels et produits exposés et ce conformément aux dispositions légales en vigueur. Ces mesures devront être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.

Article 20 - Données personnelles

Les données collectées sur les formulaires de demande de réservation font l’objet d’un traitement par Pure meetings & Events pour les besoins de l’organisation de la manifestation, de la promotion du salon et de la réalisation de son catalogue. Les personnes physiques peuvent demander la communication, l’accès, la rectification, et la suppression des données qui les concernent, en adressant une demande à production@pure-meetings.com.

Article 21 - Délais de production

L’exposant s’engage à respecter les délais imposés par l’organisateur. En dehors de ces délais, l’organisateur ne pourra plus garantir l’apparition de l’exposant dans le guide digital ou dans le système de prise de rendez-vous.

Article 22 - Annulation ou modification de la manifestation

Dans le cas de force majeure (guerre, attentats, grève, deuil national, catastrophes naturelles, crise sanitaire, etc.), ou d’une contrainte majeure pouvant affecter le visitorat, ou d’interdiction, d’annulation, par le fait d’absence d’autorisation administrative, l’organisateur peut décider du report ou de l’annulation du salon. En cas de report du salon, la participation de l’exposant sera alors automatiquement reconduite sur les nouvelles dates, sans aucun frais de dossier supplémentaire. L’organisateur se réserve également le droit dans les cas cités ci-dessous de remplacer son salon en présentiel en format digital.

En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus, l’organisateur pourra changer de lieu ou en différer la date. L’organisateur pourra annuler l’opération après en avoir avisé le participant, et dans ce cas, sa présente demande d’admission se trouvera résiliée de plein droit, et ce sans indemnité pour le participant en dehors du remboursement des frais d’inscription versés.

Article 23 - Tolérance

Le fait de ne pas exercer, à un moment quelconque, une prérogative reconnue par les présentes, ou de ne pas exiger l’exécution d’une stipulation quelconque de la convention issue desdites conditions ne pourra en aucun cas être interprété, ni comme une modification du contrat, ni comme une renonciation expresse ou tacite au droit d’exercer ladite prérogative dans l’avenir, ou au droit d’exiger l’exécution scrupuleuse des engagements souscrits aux présentes.

Article 24 - Contestations

Dans le cas de contestation, le participant s’engage à soumettre sa réclamation à l’organisateur avant toute procédure. Toute action introduite avant l’expiration d’un délai de quinze jours à partir de cette déclaration est, du consentement formel du participant, déclarée non recevable. En cas de contestation les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.